第十条 水利科技文件材料的归档时限:反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料,一般应按年度,在第2年上半年完成归档工作;各专业项目产生的科技文件材料,应在项目实施完成后3个月内完成归档工作(周期较长的项目,可分阶段或分单项计算归档时限);重要仪器设备的随机文件材料,应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作;项目鉴定或验收形成的文件材料,应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。
第十一条 各单位应结合实际,制定本单位或系统水利科技档案分类方案,细化归档范围,明确整编要求。归档的水利科技文件材料应为正本,重要或有专门需要的水利科技文件材料,可适当增加保管份数,其相应的电子文件材料应按有关要求同步归档。
第十二条 由若干单位协作或合作完成的项目,主持单位应负责项目重要文件材料的收集、归档工作;协作或合作的单位,应负责其承担项目产生水利科技文件材料的收集、归档工作,并将阶段或结论性文件材料,报主持单位归档。
第十三条 水利科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)。其中整理录音、录像、照片等声像材料时,应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。
第十四条 电子文件归档,参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999)执行。重要的电子文件归档时,应形成相应的纸质文件材料一并归档。
第十五条 水利科技文件材料归档时,应编制归档文件材料移交目录(一式2份),由项目或课题的部门负责人审签,交档案部门查验,交接双方应认真履行交接手续。对不符合要求的,档案部门应不予接收。
第三章 保管利用
第十六条 对已接收的水利科技档案,档案部门应及时进行分类、编目、入库等管理工作,为档案的保管利用创造条件。
第十七条 各单位保管的水利科技档案,应使用档案专用库房和装具,采取相应防护措施,确保水利科技档案的保管、保护条件满足规范要求。
第十八条 各单位应建立健全水利科技档案库房管理制度,定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修复,最大限度地延长档案的价值时限。
第十九条 各单位应建立健全水利科技档案利用制度,配备必要的档案利用设施设备,积极开展水利科技档案的利用与编研工作。
第二十条 各单位应做好水利科技档案的统计工作,认真执行档案年报的统计、报送制度。
第二十一条 各单位应积极开展水利科技档案信息化建设,确保水利科技档案管理与本单位信息化建设同步发展,不断提高水利科技档案的现代化管理水平。
第二十二条 各单位撤销或合并时,应按照国家有关档案归属与流向的要求处置原单位的档案;专业技术人员在工作调离时,须交清应归档的水利科技文件材料或借阅的档案,不得擅自留存或处理。
第二十三条 各单位应依据《水利部保密工作管理规定》(水办[2005]380号)和《科学技术保密规定》(国家科学技术委员会、国家保密局令第20号)的要求,建立健全保密制度,加强对水利科技档案的保密管理。
第二十四条 各单位应建立健全水利科技档案鉴定、销毁制度,并按要求对水利科技档案进行鉴定,提出保存或销毁意见,报本单位领导批准后实施。销毁档案,应到国家指定场所进行监销,并由2名监销人员在销毁清册上签字。销毁清册应归档保存。
第二十五条 水利科技档案保管期限划分为永久和定期(30年、10年)两种。划分原则与标准,参照《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》的规定执行。
第二十六条 各单位应按水利科技档案移交进馆要求,向有关档案馆移交档案。
第四章 奖惩
第二十七条 对在水利科技档案工作中做出突出成绩的单位、部门或个人,上级主管部门或本单位应给予表彰和奖励。
第二十八条 对于违反本规定的单位或个人,上级主管部门或本单位应予以通报批评,限期整改;对逾期未改的,应按规定对相关单位或直接责任人给予处罚。造成严重后果的,应依法追究刑事责任。
第五章 工作机制及人员
第二十九条 水利部设有专门的档案工作部门,在国家档案行政管理部门的监督、指导下,依法对水利科技档案工作履行如下职责:
(一) 贯彻落实国家档案法规制度,制定、完善水利科技档案规划与规章制度;
(二) 督促水利档案法规制度的贯彻落实;
(三) 检查、指导水利科技档案工作;
(四) 组织重点项目(课题)的档案专项验收。
第三十条 各单位应结合工作职责与任务,明确档案工作部门和人员,依法加强档案管理、认真履行档案管理职责,为促进水利科技档案工作的健康、有序发展提供保障。
第三十一条 水利科技档案工作人员应具备档案专业和水利等相关专业知识,爱岗敬业,忠于职守,并应保持相对稳定。
第三十二条 各单位应有计划地开展对水利科技档案人员的业务培训和继续教育,逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。
第六章 附 则
第三十三条 本规定由水利部负责解释。
第三十四条 本规定自发布之日起施行,原水利部1988年9月2日发布的《水利科学技术档案管理暂行规定》和《水利科学技术档案保管期限表》(水办[1988]7号)同时废止。
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