马小姐趣话:再见了,耗时耗纸办公的时代

发布时间: 2016-12-07 16:53:17  |  来源: 中国发展门户网  |  作者: 王虔  |  责任编辑: 王虔
关键词: 马小姐,绿生活,办公,无纸化,节能,APP

作为一个兢兢业业的好员工,马小姐一直追求高效的工作;作为一个有环保观念的人,她总是尽量减少办公过程中的纸张浪费(当然还有一个原因:她总怕A4纸划伤手)。在经历过一段时间的“拿着报告跑好几间办公室盖章→负责人不在改天再来→报告有一处小差错要重新打印再走流程”这样耗时耗力耗纸的过程之后,马小姐在不知不觉中发现,自己的办公室时光,似乎发生了一些可喜的变化。

OA系统:不用抱着一沓纸满楼跑了

以往一份报告的审批,马小姐需要打印好所有材料,再一间一间办公室去找相关负责人签字,其间她需要把一份报告的内容向不同人重复若干遍,往往要经历好几天才能办妥。而自从办公开始使用OA系统之后,马小姐发现,她只需将报告的电子版提交,各级负责人自然会在看到电子报告后给出审批意见,文件出现问题还可以及时修改纠正,由于只有最后盖章的步骤才需要纸质版,大大减少了以往工作中因为纠错、污渍等等特殊情况引起的纸张浪费。(“当然,也不用楼上楼下不停跑了!”马小姐看着自己的高跟鞋感叹。)

掌上办公:更加节约高效的未来?

尝到无纸化办公甜头的马小姐,开始将目光投向了移动办公上:如果能让办公过程更加自由灵活,岂不是在节约纸张的同时,还能节约将所有人聚集在一起开会所产生的时间、场地、电力能源消耗?

带着探求的兴趣搜寻,马小姐还真发现了许多有用的APP:

“随办”:通讯录、申请、报表全覆盖

日常的通讯录和报表是纸张浪费的“重灾区”,如果这些都可以在网上进行,后期纸张采购员应该会轻松很多。“随办”里的通讯录不仅有有手机号码、邮箱、部门职位,还能看到的上下级、云盘资料、手头负责的事情、发起聊天,等等。而它的报表功能可以将数据自动汇总,还设有历史修改记录杜绝造假注水,数据快速分析,以图表形式呈现,结果一目了然。

“钉钉”:让沟通更轻松

钉钉可以一键发起商务电话,让团队内部沟通变得简单便捷;还有新建团队OR企业功能,任意一个企业、组织或者个人,都可以快速创建团队。在“聚齐难”、“选时难”的今天,这样的应用是不是很便捷呢?在推送邮件、通讯管理方面,钉钉也是做到了节纸高效。

teambition:随时随地团队协作

teambition通过帮助团队共享和讨论工作中的任务、文件、分享、日程等内容,让团队协作不受空间和时间的限制。其中每个任务支持单独与成员展开讨论,可以帮助用户发现过期任务,以颜色线条代表任务优先级。“分享”功能帮助任务成员了解项目进展,包括发布的分享、创建的任务、和上传的文件。回想起以往纸张满地、烟雾缭绕的会议室,这样是不是更节能呢?

(当然,马小姐从事的并不是广告业,所以以上提及的产品,马小姐不会给出购买和下载地址。)

 

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